Warum Freigaben im Büroalltag so viel Zeit fressen
Wer im Büro arbeitet, kennt das: Es geht selten darum, ob etwas überhaupt gemacht werden kann – sondern darum, wer was freigibt, wer informiert ist und wer schon reagiert hat.
Typische Situationen im Alltag:
- Urlaubsanträge, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden.
- Rechnungen, die erst gescannt, dann freigegeben, dann weitergeleitet werden müssen.
- Bestellungen, die bestimmte Budgets oder Vorgesetzte erfordern.
- Dokumente, die von mehreren Personen geprüft werden sollen.
- Informationen wie „Dein Paket ist da“ oder „Die Ware ist angekommen“.
All das sind Approval-Workflows, also Prozesse, in denen jemand zustimmen, prüfen oder zumindest informiert werden muss. Genau hier liegt ein enormes Potenzial für Automatisierung mit Microsoft 365.
Was ein Approval-Workflow eigentlich ist
Ein Approval-Workflow ist im Kern ein klarer Ablauf von Schritten:
- Jemand stellt einen Antrag oder stößt einen Vorgang an.
- Eine zuständige Person prüft und gibt frei oder lehnt ab.
- Das Ergebnis löst weitere Schritte aus (z. B. Verbuchung, Bestellung, Information).
In vielen Unternehmen passiert das noch manuell per E-Mail, Chat oder sogar mit unterschriebenen Zetteln. Mit Power Apps und Power Automate können wir diese Schritte in digitale, geführte Prozesse umwandeln.
Wie weit man mit 1–3 Power Apps & Flows kommen kann
Man braucht kein riesiges System, um den Büroalltag spürbar zu entlasten. Oft reichen schon eine bis drei Power Apps und einige gezielte Power Automate Flows, um einen Großteil der wiederkehrenden Büroarbeit neu zu denken.
Beispiele für eine schlanke Architektur:
- Power App „Anträge“: Eine zentrale App, über die Mitarbeitende Urlaubsanträge, Bestellungen oder einfache Freigaben stellen können.
- Power App „Übersicht & Freigabe“: Für Führungskräfte oder Sachbearbeitung – alle offenen Freigaben und Aufgaben auf einen Blick, inklusive Buttons „Genehmigen“ / „Ablehnen“.
- 1–3 Flows für Benachrichtigung & Dokumentation: Diese sorgen dafür, dass E-Mails, Teams-Nachrichten oder Statusupdates automatisch erstellt werden.
Statt immer neue E-Mails zu schreiben, landet alles in klaren Oberflächen mit definierter Logik – und die Kommunikation läuft über Flows, nicht über „Kannst du kurz…?“.
Konkretes Szenario: Pakete und Wareneingang automatisch melden
Ein sehr greifbares Beispiel aus dem Alltag ist der Wareneingang oder die Paketannahme im Empfang. Heute läuft das oft so:
- Paket kommt an, wird am Empfang abgelegt.
- Jemand ruft an: „Dein Paket ist da.“ – oder schreibt eine E-Mail.
- Empfänger ist nicht erreichbar, Anrufe gehen ins Leere.
- Am Ende vergessen manche sogar, dass sie etwas bekommen haben.
Mit Microsoft 365 lässt sich dieser Prozess mit einer kleinen Power App und einem Power Automate Flow vollautomatisch vereinfachen.
So könnte der Paket-Workflow aussehen
Der Kern unseres Beispiels: Ein Vorgang im Empfang, eine automatische Benachrichtigung beim Empfänger. Ohne extra Software, komplett in Microsoft 365.
1. Power App am Empfang
Am Empfang steht ein Rechner oder Tablet mit einer einfachen Power App „Wareneingang/Paket“:
- Empfänger aus einer Liste auswählen (Mitarbeitende, Abteilungen).
- Optional Paketdienst, Absender, kurze Notiz (z. B. „großes Paket“, „Kühlware“).
- Auf „Eingang speichern“ tippen.
Mit diesem Klick wird der Wareneingang in einer Liste (z. B. SharePoint) gespeichert.
2. Power Automate Flow zur Benachrichtigung
Sobald ein neuer Eintrag in dieser Liste erstellt wird, startet ein Power Automate Flow:
- Der Flow liest den Empfänger, die Notiz und den Zeitpunkt aus.
- Er schickt automatisch eine E-Mail oder Teams-Nachricht an den Empfänger: „Dein Paket/Ware ist im Empfang eingegangen.“
- Optional kann der Flow auch eine Erinnerungsnachricht schicken, wenn das Paket nach X Tagen noch nicht abgeholt wurde.
Damit wird aus einem manuellen Telefon-/Mail-Prozess ein klarer, automatisierter Workflow.
3. Optionale Power App für Übersicht & Historie
Zusätzlich kann es eine zweite kleine Power App geben, die:
- alle eingegangenen Pakete der letzten Tage anzeigt,
- Filter nach Empfänger oder Datum ermöglicht,
- und z. B. den Status „abgeholt“ setzen lässt.
So behalten Empfang, Lager oder Verwaltung den Überblick – ohne zusätzliche Exceltabellen.
Wie viel Zeit sich mit solchen Flows im Alltag sparen lässt
Einzelne Benachrichtigungen wirken auf den ersten Blick nicht groß – aber sie summieren sich im Alltag enorm.
Händischer Ablauf (konservative Schätzung):
- 15–20 Pakete/Waren pro Tag im Empfang.
- Pro Paket ca. 2–3 Minuten für Nachschlagen, Anrufen, E-Mail schreiben.
Rechnen wir mit 20 Paketen × 2,5 Minuten: das sind 50 Minuten pro Tag nur für Benachrichtigungen – also rund 4 Stunden pro Woche.
Automatisierter Ablauf mit Power App & Flow:
- Eintrag in der App ausfüllen: Empfänger wählen, optional Notiz – ca. 30–45 Sekunden.
- Rest (E-Mail/Teams-Nachricht, ggf. Erinnerung) erledigt der Flow automatisch.
Selbst bei 45 Sekunden pro Paket: 20 Pakete × 0,75 Minuten ≈ 15 Minuten pro Tag.
Ersparnis: 50 Minuten – 15 Minuten = 35 Minuten pro Tag. Hochgerechnet auf 5 Tage sind das fast 3 Stunden pro Woche, die nur in diesem einen Prozess freigespielt werden – und das dauerhaft.
Unser Whitepaper: Schritt für Schritt zum Basis Verständnis für Power Apps und wie man ein Flow erstellt
Genau diesen Praxisfall haben wir in einem kompakten Whitepaper aufgearbeitet. Darin zeigen wir verständlich und praxisnah:
- wie Sie sich in Power Apps zurecht finden,
- wie Sie Ihre erste eigen Zeile Code schreiben und zu guter letzt,
- wie Sie mit Power Automate einen eigenen Flow erstellen können.
Das Ziel: Sie sollen ein verständnis für die Umgebung bekommen und wie Ihnen Power und Automate einige 1.000€ von Euro's einsparen kann. Sie sollen selbst einen funktionierenden Flow erstellen und verstehen, wie die Strukturen funktionieren.
Und das Beste daran: Das alles erfahren Sie kostenlos von uns, wenn Sie sich für das kostenlose Whitepaper eintragen.
Fazit: Kleine Workflows, große Wirkung – und ein kostenloser Einstieg
Approval-Workflows und Benachrichtigungen gehören zum Alltag im Büro – und genau deshalb lohnt es sich, sie zu automatisieren. Mit 1–3 Power Apps und einigen gezielten Power Automate Flows lassen sich viele dieser Aufgaben so gestalten, dass:
- weniger E-Mails geschrieben werden müssen,
- weniger Dinge „untergehen“,
- und Mitarbeitende deutlich weniger Zeit mit Abstimmung verbringen.
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