IT muss nicht teuer sein – wenn man die Basis nutzt, die schon da ist
Viele Unternehmen gehen bei Digitalisierung automatisch davon aus, dass es teuer wird: neue Software, neue Lizenzen, neue Verträge. Dabei liegt die Lösung oft schon längst auf dem Tisch – in Form der vorhandenen Microsoft 365-Lizenzen.
Mit Power Apps und Power Automate lassen sich auf dieser Technik-Basis eigene Anwendungen und Automatisierungen bauen. Der entscheidende Punkt:
- Sie zahlen monatlich nur Ihre Microsoft 365 Subscription, die Sie ohnehin im Einsatz haben.
- Dazu kommt einmalig der Entwicklungsaufwand für die Lösung, die genau zu Ihrem Unternehmen passt.
Keine zusätzlichen laufenden Lizenzkosten für „noch ein Tool“ – sondern eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Umgebung integriert.
Was „IT geht auch günstig“ in Microsoft 365 konkret bedeutet
Microsoft 365 ist weit mehr als E-Mail, Office-Dokumente und Teams-Meetings. In Kombination mit Power Apps und Power Automate wird es zu einer Plattform für individuelle Business-Software:
- Power Apps: Oberflächen und Apps für Ihre Mitarbeitenden – z. B. für Angebots- oder Rechnungserfassung.
- Power Automate: Workflows, die Prozesse automatisch anstoßen, Dokumente erzeugen und E-Mails versenden.
- SharePoint / Dataverse: Zentrale Datenspeicher für Kunden, Vorgänge, Angebote, Rechnungen und mehr.
Anstatt für jedes Problem eine neue Software einzukaufen, nutzen Sie eine einheitliche technische Basis – und holen das Maximum aus Ihrer bestehenden Microsoft 365-Lizenz heraus.
Praxisbeispiel: Angebots- und Rechnungsautomatisierung
Ein Bereich, in dem sich dieses Prinzip besonders gut zeigt, ist die Angebots- und Rechnungsabwicklung. In vielen Unternehmen läuft das noch erstaunlich analog – obwohl bereits digital gearbeitet wird.
Typischer Ablauf ohne Automatisierung:
- Angebote werden in Word oder Excel manuell erstellt.
- Rechnungen werden aus Vorlagen kopiert und angepasst.
- Positionen werden per Copy & Paste übertragen.
- PDFs werden von Hand erzeugt, gespeichert und per E-Mail versendet.
Das funktioniert – kostet aber Monat für Monat Zeit, Nerven und Geld. Genau hier setzt eine Lösung auf Basis von Microsoft 365 an.
Angebot oder Rechnung per Klick & Tippen erstellen
Statt in einer Word-Vorlage herumzuformatieren, arbeiten Ihre Mitarbeitenden in einer Power App, die genau auf Ihren Prozess zugeschnitten ist.
Der Ablauf kann zum Beispiel so aussehen:
- Auswahl des Kunden in einem Dropdown-Feld.
- Auswahl der Leistungen / Artikel aus einer hinterlegten Liste.
- Mengeneingabe und Anpassung von Preisen oder Rabatten.
- Eingabe weiterer Informationen wie Projektname oder Referenznummer.
Per Klick und einfachem Tippen der einzelnen Zeilen entsteht so ein vollständiges Angebot oder eine Rechnung – ohne manuelles Nummern-Chaos oder Formatierungsprobleme.
Automatisierte Dokumentenerstellung im Hintergrund
Die erfassten Daten werden in einer Liste (z. B. SharePoint) gespeichert. Von dort übernimmt Power Automate die nächste Stufe:
- Erstellung eines Angebots- oder Rechnungspdfs im einheitlichen Firmenlayout.
- Ablage des PDFs im richtigen Ordner (z. B. im Kunden- oder Projektordner).
- Verknüpfung von Vorgängen, sodass später nachvollziehbar bleibt, welches Dokument zu welchem Auftrag gehört.
Für Ihre Mitarbeitenden fühlt es sich an wie: „Klick – fertig“. Der ganze technische Teil läuft im Hintergrund automatisiert ab.
Absende-Datum steuert den Rechnungsversand
Ein besonders spannender Baustein ist das Absende-Datum. Beim Erfassen oder Freigeben einer Rechnung geben Sie nicht nur Inhalte ein, sondern auch, wann die Rechnung versendet werden soll.
Beispiele für Absende-Daten:
- „Sofort versenden“ – direkt nach Freigabe.
- „Am Monatsende“ – gebündelter Versand aller Monatsrechnungen.
- Ein konkretes Datum – z. B. nach Leistungserbringung.
Ein wiederkehrender Power Automate Flow prüft regelmäßig, welche Rechnungen ein erreichtes Absende-Datum haben – und stößt den Versand automatisch an.
Monatlicher Rechnungsversand auf Autopilot
Besonders komfortabel wird es, wenn Rechnungen gebündelt zum Monatsende automatisch versendet werden:
- Alle Rechnungen mit Absende-Datum „Monatsende“ werden gesammelt.
- PDFs werden – falls noch nicht geschehen – automatisch erzeugt.
- E-Mails mit den passenden Rechnungen als Anhang werden an die Kunden versendet.
Sie selbst müssen keine einzige Rechnung mehr aktiv verschicken. Stattdessen landet am Ende des Monats eine E-Mail in Ihrem Postfach, in der steht:
- Welche Rechnungen versendet wurden,
- an welche Kunden sie gingen,
- und welche Beträge betroffen sind.
Kontrolle behalten Sie also weiterhin – nur ohne die manuellen Zwischenschritte.
Kostenmodell: Einmal Entwicklung, keine weiteren Software-Abos
Der große Unterschied zu klassischer Spezialsoftware liegt im Kostenmodell:
- Sie brauchen keine zusätzliche Software-Lizenz für eine weitere Angebots- oder Rechnungsplattform.
- Sie zahlen einmalig für Konzeption & Entwicklung der Lösung auf Basis von Microsoft 365.
- Monatlich fallen nur die bestehenden Microsoft 365-Kosten an.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das eine Möglichkeit, professionelle Digitalisierung umzusetzen, ohne sich in dauerhaft hohen Fixkosten zu verheddern.
Was spart die Automatisierung wirklich? Ein Blick auf die Zahlen
Zahlen machen den Unterschied greifbar. Schauen wir uns ein typisches Szenario an:
Händischer Aufwand ohne Automatisierung:
- 40 Angebote + 40 Rechnungen pro Monat = 80 Dokumente
- pro Dokument ca. 8–10 Minuten (Daten zusammensuchen, Vorlage kopieren, anpassen, PDF erzeugen, speichern, E-Mail schreiben, anhängen)
Rechnen wir konservativ mit 8 Minuten: 80 × 8 Minuten = 640 Minuten ≈ 10,7 Stunden pro Monat.
Aufwand mit Automatisierung (Power App + Power Automate):
- pro Angebot/Rechnung ca. 3 Minuten (Kunde wählen, Positionen tippen, kurz prüfen – der Rest läuft automatisch)
80 × 3 Minuten = 240 Minuten = 4 Stunden pro Monat.
Einsparung durch die Automatisierung:
- 10,7 Stunden – 4 Stunden ≈ rund 6,7 Stunden pro Monat weniger manueller Aufwand
- auf ein Jahr gerechnet: ca. 80 Stunden – also zwei volle Arbeitswochen.
Und dabei sind qualitative Effekte wie weniger Fehler, weniger Nachfragen und mehr Transparenz im Prozess noch gar nicht eingerechnet.
Fazit: IT geht auch günstig – mit kluger Nutzung von Microsoft 365
„IT geht auch günstig“ heißt nicht, an Qualität zu sparen, sondern Budget bewusst zu investieren: in Lösungen, die auf Ihrer bestehenden Microsoft 365 Umgebung aufsetzen, Prozesse automatisieren und dabei laufende Zusatzkosten vermeiden.
Mit Power Apps und Power Automate können Sie heute schon eigene, passgenaue Software und echte Prozessoptimierung umsetzen – effizient, kalkulierbar und ohne zusätzliche Abofalle.
Wenn Sie wissen möchten, wie eine Angebots- und Rechnungsautomatisierung für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann – und welche Einsparungen realistisch sind –, sprechen Sie uns gerne an.